Sourcing 101 : 9 questions clés à poser aux fournisseurs

par Stef Calimlim (Rédacteur de contenu)

Choisir le bon fournisseur, qu'il s'agisse de matières premières ou de produits finis, peut s'avérer une tâche longue, laborieuse et coûteuse. Il est inévitable et nécessaire de prendre en compte plusieurs éléments avant de se lancer dans un achat, notamment votre capacité à poser les bonnes questions aux fournisseurs potentiels.

Poser les bonnes questions, surtout en cette période de crise sanitaire et économique mondiale sans précédent, peut non seulement aider les entreprises à surmonter la crise, mais aussi à optimiser leurs communications et à réduire les risques de perturbations. Cela simplifie le processus de sélection et permet aux entreprises de comprendre parfaitement les capacités et l'offre de chaque fournisseur. Bien que de nombreux fournisseurs proposent déjà des informations sur leur entreprise et des FAQ sur leurs pages ou leurs sites web tiers, il est toujours préférable de communiquer directement avec eux et de confirmer toute information avant de conclure un accord ou un partenariat. Choisir le bon fournisseur, qu'il s'agisse de matières premières ou de produits finis, peut être une tâche d'approvisionnement longue, laborieuse et coûteuse. Il est inévitable et nécessaire de prendre en compte plusieurs éléments avant de se lancer dans un achat, notamment votre capacité à poser les bonnes questions aux fournisseurs potentiels.

Voici les questions clés que vous devez poser aux fournisseurs :

1. Avez-vous mis en place un système de gestion de la qualité (SMQ) ?

Souvent, les fabricants fournissent directement des informations attestant de leur certification (ISO, OHSAS, IATF, etc.) et de leur conformité à diverses normes internationales. Certaines entreprises disposent d'une équipe dédiée à la gestion de la qualité, qui peut vous fournir des détails sur leurs politiques, processus et procédures. Savoir que le fournisseur utilise un système de gestion de la qualité et connaître les normes spécifiques qu'il respecte vous garantit la qualité des produits que vous achetez et la confiance que vous accordez à un fournisseur.

2. Quels changements avez-vous apportés à la gestion de votre personnel, à la livraison de vos produits et à votre infrastructure pendant la pandémie ?

Faire des affaires pendant la pandémie de COVID-19 est non seulement risqué, mais aussi profondément incertain. Ceux qui décident de poursuivre leurs activités doivent savoir quels ajustements leurs fournisseurs potentiels ont apportés tout au long de la pandémie et s'ils disposent d'un plan de continuité des activités ou d'urgence pour les aider à ajuster leurs stratégies d'approvisionnement. Connaître les changements, tels que la capacité du fournisseur à fonctionner efficacement et efficacement en situation de réduction des effectifs, les mises à niveau ou les déclassements des systèmes ou équipements informatiques, ainsi que les stratégies de livraison et de gestion des stocks, aide les acheteurs à évaluer la capacité d'un fournisseur à assurer des fonctions courantes dans des situations inédites.

3. Quel est votre champ d’intervention ?

Certains fournisseurs proposent des services complets, d'autres sont capables de gérer les demandes OEM et ODM, et certains proposent également leurs propres marques. Certains fournisseurs gèrent la R&D et le contrôle qualité en interne, tandis que d'autres sous-traitent d'autres services. Selon les besoins de l'acheteur, connaître l'étendue des services proposés par un fournisseur l'aidera à prendre une décision économique.

4. Quels systèmes de communication utilisez-vous ?

En affaires, la communication est primordiale. Obtenir une réponse rapide d'un fournisseur est essentiel, mais surtout, il est crucial de savoir s'il dispose de systèmes de communication flexibles. Dispose-t-il d'une équipe dédiée pour répondre à vos questions ou externalise-t-il son service client ? Est-il facilement joignable via les réseaux sociaux, utilise-t-il des chatbots ou communique-t-il uniquement par téléphone et par e-mail ? En cas de problème, il est important de pouvoir contacter les fournisseurs, quel que soit leur mode de communication.

5. Avez-vous un montant minimum de commande ? Est-il négociable ?

Selon les produits proposés, la plupart des fournisseurs détaillent déjà leurs exigences de commande minimale sur leur site web. Il est toutefois utile de savoir si ces exigences sont encore négociables. Connaître la quantité minimale de commande permet aux acheteurs de gérer leurs flux de revenus et de garantir qu'ils pourront commander suffisamment de produits à l'avenir.

6. Quelles sont vos conditions de paiement ? Sont-elles négociables ? Proposez-vous des remises sur volume ?

De nombreux fournisseurs proposent des conditions de crédit comprises entre 15 et 90 jours, selon le secteur ou le produit. Certains fournisseurs sont disposés à allonger les délais de paiement, tandis que d'autres accordent des remises ou des offres spéciales en cas de paiement anticipé, de paiement intégral à l'avance ou d'atteinte d'un certain montant ou volume de commandes. Selon la capacité financière de l'acheteur, les conditions de paiement sont un élément qu'il est fortement recommandé de demander à un fournisseur potentiel.

7. Quels sont mes coûts totaux ?

Outre la connaissance des conditions de paiement, il est également important de clarifier avec le fournisseur le coût total engagé. Bien que les fournisseurs puissent fournir un devis, il est important d'obtenir la liste complète des autres frais et charges liés à la transaction.

8. Que se passe-t-il si les produits arrivent endommagés, en retard ou n'arrivent pas du tout ?

Si les commandes arrivent après le délai convenu, ou pire, si elles n'arrivent pas du tout ou sont défectueuses à la réception, le fournisseur propose-t-il une assurance, un remboursement ou une indemnisation en cas de dommage ou de perte ? Respecte-t-il les lois et réglementations relatives à l'expédition, aux transporteurs publics ou autres transports et au commerce ? Comment se déroule la procédure de remboursement, le cas échéant ? Connaître ces procédures à l'avance permettra aux acheteurs d'économiser du temps, de l'argent et des tracas liés aux réclamations et aux demandes d'indemnisation en cas de dommage ou de perte, et d'éviter les fournisseurs douteux ou non conformes.

9. Utilisez-vous des méthodes de production durables ?

Bien que souvent négligé et ignoré, le développement durable est un principe important du développement économique auquel toutes les organisations et entreprises doivent adhérer. Les fournisseurs appliquent-ils des pratiques commerciales éthiques ? Leurs méthodes de production, leurs procédures d'approvisionnement et leurs systèmes de gestion des déchets sont-ils durables et respectueux de l'environnement ? L'impact environnemental d'un fournisseur reflète la manière dont il gère son activité globale.